Datenschutzordnung

Wir als Verein verarbeiten personenbezogene Daten unserer Mitglieder, z.B. im Rahmen der Mitgliederverwaltung. Alle Einzelheiten zum Datenschutz haben wir in unserer Datenschutzordnung geregelt.

1. Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten seiner Mitglieder (Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen) in automatisierter und nicht- automatisierter Form. Hierbei handelt es sich um folgende Mitgliederdaten: Name und Anschrift, Bankverbindung, Telefonnummern (Festnetz und Mobil) sowie E-Mail-Adresse, gewünschte Kontaktmethode, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Anrede und Geschlecht, Firma, Funktion(en), Unterstützungsangeboten und Aufgabe(n) im Verein. Bei minderjährigen Mitgliedern speichern wir zusätzlich noch den Vor- und Nachnamen der Eltern.

2. Die in (1) genannten Daten sind – mit Ausnahme von Firma, Unterstützungsangeboten und bei Minderjährigen den Namen der Eltern – Pflichtdaten; eine Person kann nur Vereinsmitglied sein, wenn sie dem Verein diese Daten zwecks rechtmäßiger Verarbeitung zur Verfügung stellt. Die Bereitstellung der übrigen Daten ist freiwillig; sie sind für die Mitgliedschaft im Verein nicht erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der freiwilligen Daten ist Art. 6 Abs. 1 a) Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

3. Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die 2. Kassiererin Alexandra Crowe (E-Mail: alexandra.crowe@tgs-erbach.de); ihre Stellvertreterin ist die 1. Kassiererin Christine Kauppert (E-Mail: christine.kauppert@tgs-erbach.de).

4. Alle Fragen zum Datenschutz können an den Vorsitzenden Steffen Schmidt (E-Mail: datenschutz@tgs-erbach.de) gesendet werden.

5. Die personenbezogenen Daten der Mitglieder werden ausschließlich zur Erfüllung der in dieser Ordnung genannten Zwecke und Aufgaben des Vereins verarbeitet, insbesondere zur Mitgliederverwaltung (einschließlich des Beitragseinzugs), Förderung des Sports und zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins. In diesem Zusammenhang werden die Daten Vorstandsmitgliedern und sonstigen Vereinsmitgliedern so weit zur Kenntnis gegeben, wie es deren Ämter und Aufgaben im Verein erfordern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO. Sofern sich die Datenverarbeitung auf andere Rechtsgrundlagen stützt, wird dies in dieser Ordnung erwähnt.

6. Als Mitglied des Landessportbundes Hessen e. V. übermittelt der Verein folgende personenbezogene Daten dorthin: Name und Kontaktdaten des Vereinsvorstandes und Übungsleitende.

7. Als Mitglied folgender hessischer Fachverbände übermittelt der Verein personenbezogene Daten seiner Mitglieder nach (1) dorthin:

   • Hessischer Turnverband

   • Hessischer Leichtathletik-Verband

   • Hessischer Cricket Verband

   Die Übermittlung dieser Daten ist erforderlich, damit der Verein und die jeweiligen Mitglieder am Sportbetrieb, den der jeweilige Verband veranstaltet, teilnehmen können, insbesondere zur Erlangung von Lizenzen sowie aus versicherungstechnischen Gründen.

8. Im Zusammenhang mit seinen öffentlichen Veranstaltungen (z. B. Wettkämpfe, Sportfeste) darf der Verein – ohne Einwilligung der betroffenen Personen – insbesondere Teilnehmerlisten/Mannschaftsaufstellungen, Fotos von der Veranstaltung, auch wenn Teilnehmer oder Zuschauer erkennbar sind, Berichte und Ergebnisse und Ergebnislisten aushängen, im Internet (z. B. auf seinem Internetauftritt und bei Facebook und Instagram) und seiner Vereinszeitung veröffentlichen sowie an Print- und Online-Zeitungen/-Medien übermitteln. Die Vorschriften der §§ 22, 23 des Kunsturhebergesetzes (KUG) zum Recht am eigenen Bild werden gewahrt.

   Einzelbilder von Zuschauern werden nicht veröffentlicht/übermittelt. Soweit die Untertexte zu Fotos oder die Berichte auf bestimmte Personen hinweisen, werden dabei höchstens und soweit jeweils erforderlich Vor- und Familienname, Verein, Altersklasse sowie Funktion im Verein veröffentlicht/übermittelt. Auf Ergebnislisten erscheinen neben dem erzielten Ergebnis Vor- und Familienname sowie Verein und Altersklasse.

   Die vorgenannten Regelungen dienen der Öffentlichkeitsarbeit und Außendarstellung des Vereins, auf die er zur Verwirklichung seiner satzungsgemäßen Aufgaben angewiesen ist. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO (Erfüllung des Mitgliedschaftsverhältnisses). Hilfsweise kommt als weitere Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO in Betracht: Die Datenverarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Vereins erforderlich; die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Personen überwiegen demgegenüber nicht.

   In sonstigen Fällen – insbesondere bei nicht öffentlichen Veranstaltungen – veröffentlicht/übermittelt der Verein Fotos, Berichte, Listen etc. nur mit Einwilligung der betroffenen Personen (Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 a) DSGVO).

9. Mitgliederlisten werden an Vorstandsmitglieder, sonstige Funktionäre und Mitglieder nur herausgegeben, soweit deren Funktion oder besondere Aufgabenstellung im Verein die Kenntnisnahme erfordern. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsgemäßen Rechte (z.B. Minderheitenrechte, Teilnahmerechte) benötigt, werden ihm die notwendigen Daten gegen die schriftliche Verpflichtung ausgehändigt, dass Namen, Adressen und sonstige Daten nicht zu anderen Zwecken Verwendung finden und die erhaltenen Daten, sobald deren Zweck erfüllt ist, gelöscht werden.

10. Zur Durchführung von Veranstaltungen erstellt der Verein Helferlisten mit den erforderlichen Kommunikationsdaten. Diese Listen werden nur innerhalb des Vereins an andere Helfer und die Organisatoren der Veranstaltung weitergegeben. Eine darüberhinausgehende Veröffentlichung der Listen (z.B. im Internet) bedarf der Einwilligung der betroffenen Helfer (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO).

11. Die Mitgliederdaten werden spätestens 2 Jahre nach Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht, soweit sie für die Mitgliederverwaltung und für historische Berichte und Darstellungen des Vereins nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen, vertraglichen oder satzungsmäßigen Aufbewahrungsfristen dem entgegenstehen.

12. Mitglieder haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen das Recht auf Auskunft über ihre gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO) sowie auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). Diese Rechte können mündlich oder in Textform (§ 126 b BGB) bei den in (3) genannten Verantwortlichen geltend gemacht werden.

13. Soweit Einwilligungen der Mitglieder zur Verwendung ihrer Daten erforderlich sind, können diese mündlich, schriftlich oder per E-Mail erteilt werden. Der Verein ist beweispflichtig dafür, dass eine Einwilligung erteilt wurde. Die Mitglieder können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf kann mündlich oder in Textform (§ 126 b BGB) bei den in (3) genannten Verantwortlichen geltend gemacht werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

14. Den Mitgliedern steht das Recht zur Beschwerde über die Datenverarbeitung des Vereins bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde ist im Bundesland Hessen der Hessische Datenschutzbeauftragte mit Sitz in Wiesbaden.

Stand: August 2023